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Perchè scomodarci con queste riunioni?

Perchè scomodarci con queste riunioni?

Probabilmente anche a qualcuno di voi è capitato di partecipare a una riunione inutile, convocata all’improvviso, senza un’agenda ben definita, senza la più pallida idea del perché siete stati convocati, con assenti chi ci doveva essere e presenti non necessari, con discussioni fuori tema, impreparazione di chi la riunione l’ha convocata e che si conclude con: “ne parliamo la prossima volta” o che non si conclude affatto.

Quante volte vi siete detti o avete sentito dire da colleghi: “no, un’altra riunione”, “ho da lavorare io non ho tempo da perdere!” oppure “o lavoro o sto in riunione, non posso fare entrambe le cose”…?

E vi è mai capitato di uscire dalla riunione e avere, insieme ai vostri colleghi presenti, una sorta di amnesia collettiva? Di cosa avete discusso? Quali sono le idee e i progetti da mettere in pratica? Chi deve fare cosa, come, quando?

Improvvisare o condurre male una riunione significa non soltanto sprecare risorse preziose dell’azienda, ma questo genera emozioni negative nel team (demotivazione, frustrazione, rabbia) nonché scarsa credibilità.

Le riunioni sono un’assoluta necessità, ma devono essere focalizzate e mirate alla risoluzione di un preciso problema.

Editable vector silhouettes of colorful business people celebrating at a meeting

Ma come gestire una riunione evitando che si riveli una perdita di tempo? Quale è il modo più appropriato di condurla?

Di seguito alcune regole d’oro per evitare una riunione improduttiva:

  • se ricevete un invito a una riunione senza un chiaro oggetto, se non avete la più pallida idea del perché siete stati invitai, chiedete delucidazioni all’organizzatore e chiedetevi se è proprio necessario che anche voi vi partecipiate…il problema può essere risolto in altro modo? avete un’alternativa più rapida da suggerire? allora declinate gentilmente l’invito
  • quando organizzate una riunione, cercate di capire di chi la presenza sia fondamentale e di chi no: invitate solo chi assolutamente necessario. Prima che inizi prendetevi cinque/dieci minuti per capire se è tutto a posto, fate una scaletta dei punti che volete affrontare in modo da averli sempre davanti e accertatevi che anche chi vi partecipa li abbia ben chiari
  • non andate per le lunghe, ogni volta che un punto è stato discusso concludete e passate al successivo e prima di chiudere la riunione accertatevi che ciascun interessato sappia cosa esattamente fare dopo….altrimenti si corre il rischio che lo stesso argomento venga ritrattato nella riunione successiva che poteva benissimo non esserci!

 

Vedi anche la scheda workshop – riunione come renderla efficace – nella sezione miniguide

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Gian Paola Grassi

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